留学人员档案管理迈入“智慧时代”-985教育(985org.com)

留学人员是党和国家的宝贵财富,是实现中华民族伟大复兴的有生力量。留学人员档案管理与留学事业健康发展紧密相连,是国家干部人事档案工作的重要组成部分,做好留学人员档案工作是服务人才强国战略的有效抓手。《“十四五”全国档案事业发展规划》擘画了档案事业发展蓝图,为高质量发展提供了行动指南。

教育部留学服务中心(以下简称“中心”)在我国现代化建设的总设计师邓小平同志亲自倡议下于1989年3月31日成立,经过30多年的发展,逐步成为全国唯一为留学人员和国内外机构提供出国留学、留学回国、来华留学、国际教育交流与合作、网络信息等多领域、全方位、一站式服务的事业单位,其中留学存档服务经人力资源和社会保障部授权许可开展,旨在解决留学人员出国留学和学成回国办理人事档案调转的问题和困难。档案工作现代化的核心是推进档案信息化战略转型,结合服务规模与工作特点,中心不断探索留学人员人事档案库房智能化与互联网协同服务建设。 

以库房智能化夯实服务基础

2019年8月起,中心全面实施“互联网+留学服务”模式,所有业务在线申请、在线受理、在线办结。以此为契机,留学人员档案服务工作也在向智能化转型。

目前,中心的档案服务种类包括:自费出国(境)留学人员档案保管与接转;留学人员在京就业、落户档案接转;依据档案开具各类证明;为用人单位提供阅档服务;完善留学经历,归档留学材料;建立留学人员留学数字档案。留学人员档案室自1997年成立至今,共为24万余名留学人员提供了人事档案服务,库房存档量近5年来保持在12万份左右。与用人单位、人才市场存档相比,具有阶段性强、流动性大、上下架频率高的特点。

由于场地有限、库存量大且上下架频率高,库房采用传统密集柜保存档案,因此人工查找档案、全库盘点是日常工作的薄弱环节。经过反复论证、多方调研,中心建成并运行了基于射频识别技术(RFID)的档案智能管理系统与视频监控管理系统,利用现代化手段实现档案在库房内的安全存放、有序上架、定位查找,大幅提高档案管理的工作效率和现代化水平,档案实体的安全管理得到明显提升。系统具有以下功能:

档案的查找定位。需要查找档案时,利用手持机在一定距离内进行档案区间定位,根据距离远近给予提示从而完成档案的准确定位。

盘库和数据统计功能。在进行盘库时,利用手持机进行库房档案的批量盘点,并实现手持机读取数据与业务系统统计数据的自动对比。

档案出入库记录。在档案出入库时,电子标签自动感应通道门读取档案标签信息,自动生成档案出入库记录,并可追查出入库时间、出入库瞬时影像等相关信息。

监控功能。在档案库房、整理室、阅档室等工作区域采集实时监控数据,形成档案流转的逻辑无死角监控网络,做到档案出入库行踪可监控、可记录、可回溯、可调查。

其中,查找定位功能对档案员来说非常实用,未正常上架情况下,在存档量12万的库房里要想找1本档案,难度堪比大海捞针。通过手持机查找定位,可以快速解决问题。之前,使用扫描枪进行全库盘点,“人歇枪不停”轮班干需用时45个工作日。更早时期的纯手工盘库需要2人一组配合进行,就更加耗时费工。使用新技术后,单人全库盘点的周期缩短至8-9天,效率提高80%以上,把人力从简单、重复的低效工作中解脱出来。未来,根据整体规划,中心将逐步推进智能温湿度控制系统与智能门禁系统,全面提升档案环境24小时监控、人员进出库指纹验证的安全性。

以业务信息化带动服务质量升级换代

其实,档案库房的智能化管理只是中心大力落实业务信息化的其中一环。近年来,中心依托国家政务服务平台,加快建成“互联网+留学服务”平台,真正实现了从传统“窗口服务”向数字化在线平台的全面转变。平台服务涉及留学人员档案转存、学历学位认证、公派出国和回国就业落户等业务,让留学人员全程“零”跑腿。每年40多万留学人员因此受益,疫情之下更方便了广大留学人员,受到各方好评和欢迎。

如今,“互联网+留学服务”平台打通了与国家平台、部委及省级平台(系统)、第三方平台(系统)的数据通道,形成线上业务联动机制,通过网上政务服务统一实名身份认证,让留学人员和企业网上办事“一次认证、全国漫游”“一次登录、全网通办”。

这几年,中心积极参加全国一体化政务服务平台应用示范建设,充分依托平台政务数据共享枢纽,促进了信息共享、资源整合和业务协同,提升跨地区、跨部门、跨层级业务协同能力。同时,中心还整合涉及多部门事项的共性材料,通过“一次注册”做到“一次收齐、反复使用”。

此外,中心通过国家政务服务平台电子印章互认服务,获得国(境)外学历学位认证书、就业报到介绍信、档案转递通知单、留学人员登记表等电子证照,全面实现业务办理档案电子化,并初步形成留学人员原生数字档案。

积极适应政务服务向智能化移动化发展趋势,推动服务向“一微一小一端”(微信号、小程序、手机端H5版)等延伸拓展,中心实现了各项业务咨询、办理进度跟踪和结果查询等“指尖办、掌上办、移动办”。

平台服务利用OCR扫描识别、NLP自然语言处理和RPA流程自动化等人工智能技术,推动材料审核、评估核查等需大量人工投入环节的智能化改造,机器人可以节省约三分之一的人力,极大提高了工效。

档案业务通过智能客服机器人结合人工客服的方式,破解平台“在线问”的难题,并对接国家政务平台“好差评”系统,好评率达到99%以上。

平台开通前,现场服务大厅四项业务开设26个窗口岗位,每天为多达2000名来自全国各地的留学人员提供服务,现场排队等待,拥挤不堪。平台开通后,留学人员和企业全部实现“线上办、零跑腿”,留学政务服务质量和效能大幅提升。自“互联网+学历认证”平台上线以来,已为140万人次的留学人员提供各类服务,认证数量逐年增长,由2018年的18万人增长到2021年的38万人,年同比递增10%以上。新冠肺炎疫情暴发以来,平台先后受理约70万名留学人员的各类在线业务申请,实现留学服务各项工作“无积压、零超期”,平台服务为疫情防控下提升工作效能开辟了新路径,全天候的快捷服务为广大海外学子回国创业就业提供了有力保障。规范、便利、安全、快速的“互联网+留学服务”为留学人员带来优质服务体验,广受留学人员和社会各界的欢迎。

随着社会进步,互联网不断改变人们的思维方式和工作方式,传统人事档案管理模式落后于科技进步与时代需求的弊端日益显现,对档案工作重视程度不够、地域差别大、保障体系薄弱、上下游衔接体制机制急需完善等问题仍然存在。聚焦群众“急难愁盼”问题,与时俱进守正创新,协调推进档案信息化建设,积极探索数字档案全面推广,是新时代档案人解难事、长本事的重要课题和使命。(作者 张海霞 系教育部留学服务中心留学人员档案管理处处长,法学博士、副研究员)

来源:《神州学人》(2022年第7期)

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